חיים איטיים

האומנות לעשות פחות: 8 דרכים לפשט את רשימת המטלות שלך

הערה: מאמר זה על אמנות לעשות פחות הוא מאת הסופרת התורמת, תמי סטרובל.

לאחרונה הרגשתי המום מרשימות המשימות הגדלות והולכות שלי בעבודה. כשאני מתחיל להרגיש המום - ותחילתה של שחיקה מתנשאת - אני יודע שהגיע הזמן לפשט את רשימות המטלות שלי ולהאט את הקצב. אולי תוכל להתייחס? היום, אני הולך לחלוק שבע דרכים שבהן פישטתי את רשימות המטלות שלי ליעילות רבה יותר. לעשות פחות זה אומר שינוי הרגלים , מחבק זמן שקט ו האטה . אם יש לך משימות שמרגישות מכריעות, אני מקווה שהרעיונות האלה יעזרו לך. האומנות לעשות פחות: 7 דרכים לפשט את רשימת המטלות שלך

1. שמור את רשימת המטלות שלך קצרה

עם למעלה מ-15 פריטים ברשימת המטלות שלי, זה הפך להיות ארוך מדי, מכריע ומקור ללחץ. לעשות פחות נראה בלתי אפשרי. כדי להתמודד עם זה, עברתי מרשימות נייר לרשימות דיגיטליות שלי אפליקציית הערות . מכיוון שאני עובד עם שני לקוחות, חילקתי את הרשימות שלי לשני מסמכים נפרדים. חשוב מכך, התחייבתי ליצור רשימות יומיות קצרות. לסיים 20 משימות ביום עבור כל אחד מהלקוחות שלי לא אפשרי, אבל אני יכול להשלים 3-4 משימות ביום.

2. נסה את מטריקס אייזנהאואר

תעדוף משימות בהתאם למועד האחרון שלהן עוזר לי להתמקד במהלך היום, ויש לי פחות סיכוי לְהִתְמַהֲמֵהַ . שיטה זו דומה לכלי הנקרא The Eisenhower Matrix. צוות אסאנה הסביר שכלי זה הוא כלי לניהול משימות שעוזר לך לארגן ולתעדף משימות לפי דחיפות וחשיבות. באמצעות הכלי, תחלק את המשימות שלך לארבע תיבות על סמך המשימות שתבצע תחילה, המשימות שתזמן מאוחר יותר, המשימות שתאציל והמשימות שתמחק.

3. חלקו משימות לשלבים זעירים

בדרך כלל, אני כותב שלוש הצעות מענקים בחודש עבור הלקוח שלי. פירוק כל הצעה לשלבים קטנים יותר, כגון סיום תיאור הארגון בנרטיב או השלמת סעיף ההוצאות בתקציב הפרויקט, מועיל. על ידי התמקדות במשימות זעירות בכל יום, השלמת הצעת מענק - או כל פרויקט - היא פחות מכריעה. כאשר אתה סוקר את הצעדים הזעירים שלך, וודא שהם זעירים מספיק. הפוך אותם קטנים מספיק כדי שתוכל להשלים אותם מבלי להתיש את עצמך.

4. לעשות פחות קל יותר עם מועדים מציאותיים

קביעת מועדים מציאותיים היא אחת הדרכים שבהן אני נמנע מלחץ ומשחיקה. אחרת, בסופו של דבר אני מקבל יותר מדי משימות לביצוע בפרק זמן קצר מאוד. כמו כן, אם למועד האחרון יש גמישות מסוימת, אני מנסה לאמץ אותו; במיוחד כאשר משתפים פעולה עם צוות.

5. השתמשו בכלי או באפליקציה דיגיטלית

אני אוהב מתכנני נייר ויומנים. עם זאת, נייר לא תמיד תורם לביצוע פרויקטים של צוות. כפי שציינתי לעיל, התחלתי להשתמש ברשימות מטלות דיגיטליות ובאפליקציות כמו Asana. לכלים דיגיטליים יש תכונות נהדרות כמו תזכורות, התראות, והם מסתנכרנים בין מכשירים. כמו כן, הכלים עוזרים לי להישאר מאורגן בבית ובנסיעות.

6. סקור ועדכן רשימות מטלות באופן קבוע

לפני שאני מתחיל לעבוד בבוקר, אני סוקר את רשימות המטלות שלי. שגרה זו כוללת הסרה והוספת משימות לרשימות שלי, והתאמת סדרי העדיפויות שלי לפי הצורך. ביקורות סדירות של רשימות המטלות שלי עוזרות לי להישאר ממוקד, ויש לי פחות סיכוי להחמיץ דד-ליין. כמו כן, חשוב לי לשקף מה עובד טוב ומה לא עובד טוב. אני תמיד לומד דברים חדשים, אז הרהורים קבועים מאפשרים לי להתאים את הגישה שלי לפרויקטים אישיים ועבודה.

7. תרגול חסימת זמן

חסימת הזמן שלי במהלך היום עזרה לי לְהַאֵט ו focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin עַל יְדֵי reviewing my to-do list, selecting a task, ו dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert ו engaged in my work, ו it’s been a great way to simplify my work life.

8. נסה רשימת מטלות שבועית במקום יומית

קורטני קארבר מציעה ליצור רשימת מטלות שבועית במקום יומית. היא אומרת שאנחנו מעריכים יותר מדי מה אנחנו יכולים לעשות ביום ונוטים לקצב את עצמנו טוב יותר כשחושבים על המטלות שלנו במהלך שבוע. היא גם מציעה ליהנות מהזמן שלך כשהמשימות שלך הושלמו במקום להוסיף עוד דברים לרשימה שלך בכל שבוע. זה בריא לנוח ולהירגע.

טיפ בונוס: שמור על רשימת סיום

לפעמים אני מסיים את יום העבודה שלי בתחושה שלא הספקתי לעשות כלום. באופן הגיוני, אני יודע שזה לא נכון. אולי לא אסמן הכל מרשימת המטלות שלי, אבל זה לא שולל את ההתקדמות שעשיתי במהלך היום. כדי לחסוך את ההרגשה הזו, התחלתי לנהל רשימה גמורה. רשימת ביצוע או רשימת מטלות הפוכה היא רשימה של דברים שאתה משיג. אולי תגלו שזה עובד טוב יותר לכתוב רשימה גמורה בסוף היום, אבל ההעדפה שלי היא להתחיל לעבוד על רשימה דבר ראשון בבוקר ולהמשיך להוסיף לה לאורך כל היום. אתה יכול להתחיל עם דף נייר ריק או פתק חדש בטלפון שלך ולרשום בכל פעם שאתה משלים משימה או משיג משהו - גדול או קטן ככל שיהיה, אומר הסופר ננדיני מהראג' .

שמירה על רשימה גמורה היא חיזוק למצב הרוח מכיוון שהיא עוזרת לי לחגוג את ההישגים שלי כמו הרמת משקולות, כביסה, הזזת פרויקטי עבודה קדימה ועוד.

משאבים שיעזרו לך לעסוק באומנות לעשות פחות.

בתור קאל ניופורט אמר , איטי זה פשוט טוב יותר. אני חושב שגם אנשים מוכנים לזה. נסה לשלב אחד או שניים מהטיפים ששיתפתי למעלה בשגרה שלך. זה יעזור לך להאט, לעשות פחות, לחגוג את ההישגים שלך ולפשט את רשימות המטלות שלך.